Ao abrir um negócio, você tem uma visão de como deseja que seja a gestão de sua empresa. Embora cada fundador seja diferente, a maioria dos empreendedores imagina clientes que amam tanto seu produto ou serviço que o veem como a melhor (ou única!) Opção no mercado.
Anos depois de iniciarem seus negócios, infelizmente, muitos fundadores ainda se encontram presos nas operações do dia-a-dia da empresa. Nesse ponto, você não deve mais responder aos problemas dos clientes ou inserir recibos no QuickBooks. Você deve ter uma equipe para ajudá-lo a concluir essas tarefas do dia a dia, para que possa se concentrar no que faz de melhor: expandir seus negócios.
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Abaixo, você aprenderá como se livrar da labuta do dia-a-dia, delegar tarefas e expandir seus negócios:
Seu maior e melhor uso
O conceito de “Altíssimo e Melhor Uso” (HBU) foi, na verdade, fundado na incorporação imobiliária. É o processo de determinação do valor mais alto de uma propriedade. Esse princípio, surpreendentemente, pode ser aplicado ao empreendedorismo também.
Você começou seu negócio por um motivo. Talvez você tenha uma solução para um problema ou uma visão para um novo produto que precisava ser trazido à vida. Não importa, os negócios mais bem-sucedidos são aqueles que vencem porque o fundador da empresa tem uma arma secreta.
As principais armas secretas que vemos são:
O empresário é um especialista em sua área.
O empresário é um grande vendedor.
O empreendedor possui uma enorme rede que facilita a geração de receita.
Conforme documentado por livros como “ The E-Myth ”, a maioria das pessoas descobre que abrir uma empresa acaba envolvendo muito mais trabalho administrativo e gerencial do que o esperado.
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É hora de olhar para o seu “Máximo e Melhor Uso” e tentar tirar o máximo de proveito possível para otimizar seu tempo. Mas como exatamente você faz isso?
Etapa 1 : Faça uma lista de todas as tarefas necessárias para o funcionamento de sua empresa. Isso deve ser o mais granular possível: tudo, desde responder e-mails e chegar a um número X de clientes em potencial por dia até fazer depósitos semanais ou reconciliar contas bancárias no final do mês.
Passo 2 : Divida todas as tarefas que você acabou de identificar nas categorias de: diário, semanal, mensal, trimestral e anual.
Etapa 3 : agrupe todas as tarefas em “departamentos” ou agrupamentos que façam sentido para o seu negócio. Por exemplo, tudo relacionado à prospecção, envio de e-mails para clientes potenciais, divulgação para parcerias em potencial, configuração de anúncios no Facebook, etc. pode ir para o grupo de “vendas e marketing”. Tudo o que tem a ver com o recebimento de estoque ou embalagem e envio pode ir para a "logística".
Etapa 4 : agora, coloque um nome ao lado de cada uma das tarefas para designar quem em sua equipe as executa atualmente.
Etapa 5 : rotule cada tarefa como “facilmente repetível” ou “não facilmente repetível”.
Etapa 6 : rotule cada tarefa como “facilmente documentada” ou “não facilmente documentada”. Agora é hora de aplicar o processo.
Passo 7 : Olhe para todos os agrupamentos ou departamentos que você criou para essas tarefas e pergunte-se: "Existem pessoas em sua equipe que se enquadram perfeitamente em assumir esse departamento ou agrupamento?" Em caso afirmativo, vamos colocá-los como o “líder” desse grupo. Você pode auditar rapidamente essa suposição perguntando se essa pessoa poderia lidar com todas as tarefas listadas. Caso contrário, isso pode significar considerar a reorganização ou contratar um freelance ou contratação de meio período.
Etapa 8 : se você tiver uma vaga vazia no “líder” para um determinado grupo, coloque-se lá. Neste ponto, você começará a ver que provavelmente faz demais no seu dia a dia de negócios.
Etapa 9 : documente todas as tarefas “facilmente documentadas” com o máximo de detalhes possível. Crie uma planilha do Google para cada um deles e crie uma estrutura de pastas que corresponda aos seus novos agrupamentos ou estrutura organizacional.
Etapa 10 : comece a ter reuniões com os “líderes” de seus agrupamentos e inicie o processo de delegar as tarefas recém-documentadas a eles. Informe-os de que existem outros processos que não são facilmente documentados e que você deseja repassar a eles, mas que levará algum tempo para resolvê-los. Defina uma meta de implementá-los em uma determinada data do calendário ao trabalhar por conta própria
Etapa 11 : Trabalhe para obter as tarefas “não facilmente documentadas” em um formulário documentado. Se eles forem extremamente complexos, é hora de você colocar sua cabeça para pensar e descobrir como torná-los menos complexos até que sejam algo que possa ser documentado e transmitido. Sempre pergunte como algo pode ser automatizado ou tornar menos complexo. À medida que essas tarefas vão sendo documentadas, continue delegando e treinando até que elas estejam fora de seu controle.
Etapa 12 : Para grupos em que você é o "líder", é hora de pensar estrategicamente sobre quem pode preencher essa função e quando você pode pagá-los, se for necessário trazer alguém novo para sua equipe. Este é um processo totalmente diferente em si, mas, neste ponto, você deve estar ficando muito claro como sua organização precisa ser para sair das operações do dia a dia.
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